二、确定合理的技术方案和标书内容是提高技术标书质量的关键
(一)紧扣招标文件的打分点制定目录
评标专家的评标时间非常有限,评标时基本上在“寻找”打分点。所以技术标章节设置,特别是目录设置,最好按打分点的顺序编制,以便让专家比较容易找到相关内容。否则,有可能专家找不到相关内容而少给相应分数。
这里面可能会碰到一个问题,就是招标文件可能有章节写着技术标编制应包含的内容,而该内容不一定与评标规则中技术标打分点一一对应;个人认为最好按打分点来编制章节和目录,其他内容可以在适当章节中安排;因为在实际评标中,招标文件专家未必认真看,但是打分表人手一张。
(二)做好“拎总提炼”
根据招标文件中规定的“打分点”,将我们想表达的重点和亮点内容简明扼要地写在技术标的最前面(切记不要太长太繁杂),这样使评委专家只看前面的“拎总提炼”内容,就能了解我们标书想要表达内容的脉络。
(三)注重难重点分析
一份技术标是否是有经验的单位编制的,从标书中重难点的分析中比较容易判断出来。
评标专家只要看到重难点分析的相关章节,就能判断出这个投标者是否有经验、有实力,甚至能影响到其他打分点。不恰当的重难点分析给专家会留下很不好的印象。
(四)图文并茂,思路清晰
一张好的图表可代替许多文字说明,而且生动形象、直观易懂。
在评标过程中,专家看每个投标文件的时间非常有限,打分点也多,大多专家凭直观感觉去打分;想在那么短的时间内,编制的技术标想给评标专家在短时间内留好印象非常不容易。
这时候需要清晰的思路、图文并茂去表达内容,使一个“外行人”也能看懂这个项目是怎么做的。
在表达形式上,为了具有竞争性,体现企业的实力和信誉,如果编标时间允许,我们还可以应用PS等电脑软件来表现我们的技术方案,如流程图、作业展示图、PPT等,让整个作业过程形象化、动态化,使业主对我公司的技术方案有更清楚的了解。
这是获得业主信赖、获得评委高分的一种很好的手段。
(五)确定垃圾分类技术方案亮点
为体现企业在垃圾分类运营管理的技术实力,需在技术方案中编写自己的亮点内容,加以重点体现。
亮点可以是企业专有的智能垃圾分类设备及智慧垃圾分类管理平台、先进的垃圾分类管理服务模式、专有垃圾分类宣传方案、垃圾分类激励方案等;
也可以是对垃圾分类运营管理的独到见解和优化方案,体现出公司对所投标项目的深刻理解、对现场的熟悉程度、对类似项目的丰富经验。
三、做好标书的审查是提高技术标书质量的保证
投标工作是一项繁琐而又时间紧迫的工作,在时间紧、任务重的状态下难免会出现差错。所以,在初稿完成后,一定要留出时间进行审查。
(一)注重细节,做好自审工作
首先应由编写者自审(或者编写者之间交叉审核),主要审查在编写过程中有无遗漏的地方和项目;检查技术标章节编排是否符合招标文件要求;技术方案是否一一响应技术评分标准;检查技术标服务方案是否完全响应用户需求;技术标内容是否有前后矛盾之处;有无错别字等。
要重点关注明显与本项目无关的内容,特别是其他项目名称、地名等。在评标中发现此类问题,一般会给专家留下较差的印象。
(二)建立多重审核制度
建立部门不同层级人员、多重审核制度,确保标书准确无误。在投标专员自审的基础上,再由部门主管或负责人对整个文件进行系统的审阅,对文件进一步进行完善。
部门主管或负责人审查完成后,由标书制作人员针对检查出的问题进行一一修改完善。标书制作人员修改完后需再进行一次复查,对出现问题及重点内容进行复查,杜绝出现错漏项。
(三)确保技术标的符合性
一是技术标书要与招标文件的要求相符合。
技术标书编制好坏的最终衡量标准就是看在评标时能否取得最高评分,因此其内容结构与顺序的编排也应吻合招标中文件对投标文件编排和格式的要求。技术方案内容顺序尽量与招标文件给定目录或评分办法的顺序一致,招标文件中对技术方案明确要求的内容,每一条都不得遗漏。
招标文件中没要求的内容,坚决不写;招标文件中没有明确要求但隐含内容,编制时要补进去,这样做既能使技术方案更具完整性,又可能避免因招标文件不完善造成投标丢分。
二是技术标与商务标应互相呼应,保持一致,不得各自为政、自相矛盾。